Sicuramente si sarà mai venire in mente di dire al capo: "Ehi, amico! Come stai? "Tranne che per quelle rare occasioni in cui ottiene il suo viso e la testa, e un amico, non è opportuno. Allo stesso tempo, nel corso della corrispondenza ufficiale ci concediamo bloopers ancora più ambiziosi. Ma, si sa la lettera di business etiquette è necessario guardare solido e hanno una buona reputazione. Abbiamo Strappare la fronte a voi tutti i veli che nascondono la verità, e spiegano come comunicare correttamente con i partner commerciali.
Le specifiche del rapporto commerciale
Se si vuole capire come scrivere lettere a lavorare, è necessario sapere che cosa la comunicazione d'impresa è diverso dal solito. Come qualsiasi altro, prevede lo scambio di informazioni, l'interazione e percezione reciproca. Ma la caratteristica principale della comunicazione d'impresa è che non vi è quasi nessun componente personale. Per esempio, al lavoro o in qualsiasi organizzazione pubblica, abbiamo praticamente non hanno mostrato caratteristiche del nostro personaggio non scherzando, non gridare, non ballare, ecc ... Al contrario, abbiamo messo su una maschera di tranquillità, educato, e un uomo d'affari che non proshibesh.
Nella comunicazione d'impresa non è il posto alle emozioni. Nessuno dei tuoi partner, colleghi o clienti non sono soddisfatti se improvvisamente inizia a piangere o salti di gioia. No, certo che non sei un robot, ma qualcosa di simile ad esso. Almeno, si deve evitare emozioni luminose e profonde.
Un'altra caratteristica della comunicazione d'impresa - è impossibile fermarsi quando si desidera. Vale a dire, nella vita ordinaria, questo accade anche, per esempio, quando si parla in-legge o genitori. Ma in ambito professionale è del tutto impossibile lasciare, se un cliente o di business che socio di qualcosa chiedete. Anche ignorato le sue lettere, i messaggi e le chiamate - c'è il rischio di perdere il lavoro dopo. Questo è il motivo per cui i requisiti diversi per i posti vacanti di linea così popolare su tolleranza allo stress, e lavorare come una squadra, perché in un ambiente aziendale, si devono affrontare e trattare con tutti i tipi di persone.
Nella comunicazione d'impresa è sempre un obiettivo. Se la cucina con gli amici che si vuole parlare solo (anche se questo, troppo, stare in piedi per le loro esigenze), poi si arriva a lavorare con alcune persone con il concetto abbastanza semplice. Questa può essere una discussione del progetto, il lavoro di pianificazione dell'organizzazione per i prossimi sei mesi, o qualsiasi altra cosa. Di conseguenza, questa caratteristica forma il carattere della comunicazione aziendale: sostenuta, "a secco", un veloce, chiaro e senza digressione. Almeno, è così che funzionano le cose in molte situazioni.
Galateo Generale lettera commerciale
Naturalmente, la lingua scritta è molto diverso da quello verbale: non ci si può intonativo accenti. E le regole del galateo in questo caso molto più - almeno, così sembra in questo momento, quando si decide di scrivere una lettera commerciale.
Da ricordare anche la carta. Se in precedenza, parlando della lettera, si immagina subito la busta bianca come la neve, immerso in una cassetta postale, ma ora la situazione è cambiata. Posta ordinaria sono sempre meno, mentre l'e-guadagnando il suo slancio. Non dobbiamo dimenticare che la carta per le lettere deve essere perfettamente pulita e malconcio - è una questione di reputazione. E 'opportuno disporre di una carta intestata con il logo e il numero di telefono per la corrispondenza commerciale. Tutte le pagine, ad eccezione del titolo, devono essere numerate.
Tuttavia, la posta ordinaria è sempre più utilizzato non per inviare e-mail, e di inviare i contratti e altri documenti aziendali. La comunicazione è alla mercé di e-mail. A proposito, quando hai bisogno di risolvere rapidamente qualsiasi problema, e un trattamento appropriato e saluto ogni messaggio ripetuto può essere omesso. Ma prima lettera comunque dovrebbe iniziare con un progetto come questo: "Buon pomeriggio, signor Smith ...".
Nella scrittura (soprattutto business) speciale alfabetizzazione importanza. Quando sei solo parlando con qualcuno, è appena evitato un deliberato errori discorso e rugosità, ponendo il giusto accento. La lettera può anche diventare lacune evidenti in tutta la vostra conoscenza della lingua russa. Pertanto, se non si sentono sicuri nel loro alfabetizzazione, prima di inviare la lettera di meglio, ancora una volta verificare la presenza di errori grammaticali. Non dimenticate di scrivere l'inizio della frase con la lettera maiuscola e punteggiare, perché senza questo è molto difficile da capire il significato del messaggio. Utilizzare un punto per le omissioni e strutturazione del testo.
Parlando dello stile di comunicazione, non va dimenticato che la Sua lettera, in primo luogo, deve essere "leggibile". Che si consiglia di evitare strutture a più livelli complessi e parole inutili (tranne quando - un avvocato, o è necessario per la corrispondenza). Portare esempi viventi, diluire gli schemi di testo e grafici - rende le informazioni più visibile e comprensibile. Lingua di corrispondenza commerciale, in contrasto con la solita, spesso piena di gergo e cliché - si tratta di una regola di galateo.
Le sfumature di corrispondenza commerciale
In precedenza abbiamo parlato del galateo generale corrispondenza commerciale. Tuttavia, ci sono più sfumature, la cui descrizione non è qualcosa che è degno di un articolo a parte, ma l'intero libro. Abbiamo selezionato per voi le caratteristiche più popolari e importanti del lettera commerciale. Si prega di trovare.
La struttura della lettera commerciale
Come ogni altro, una lettera commerciale ha una struttura chiara. Ma questo è normale se può essere molto varia da caso a caso, e in base alle vostre esigenze, nel servizio di notifica ha regole abbastanza rigide di scrittura. Allo stesso tempo, non esiste un unico standard di riferimento per la maggior parte delle lettere emesse - di solito ogni azienda ha le sue regole. Tuttavia, offriamo il quadro più generale di e-registrazione di una lettera commerciale che sarà rilevante nel novanta per cento dei casi.
"Cappello" la lettera corrispondente allo stile aziendale
Ricordate, un po 'più alto, abbiamo parlato della necessità per ogni azienda di avere i propri moduli cartacei marca solide? Lo stesso vale per le e-mail. Se ancora non esistono, le autorità suggeriscono questa iniziativa. Naturalmente, l'ufficio tecnico di supporto vi maledicono, ma una lettera dall'organizzazione osserveranno più rispettabile.
Saluto
Il messaggio di affari non è necessariamente un saluto in quanto tale (la parola "ciao" e "buon pomeriggio) - invece, si consiglia di contattare immediatamente il destinatario per nome e patronimico. Tuttavia, se la interpersonale corrispondenza, ma reca carattere formale, sarebbe opportuno poprivestvovat suo interlocutore nella prima lettera.
I contenuti principali della lettera
Questo pezzo di informazioni ha il più alto carico: in essa si fornisce la finalità del loro trattamento. Ci possono essere diversi aspetti, rispettivamente, ogni presentazione dovrebbe iniziare con un singolo paragrafo. L'isolamento è necessaria per il fatto che su ogni questione, di regola, di prendere decisioni indipendenti. Gli esempi includono le seguenti frasi: "per favore", "informare", "offerta considerazione", etc. ... Ricordate che in aspetto ha anche una propria struttura. È necessario dimostrare la rilevanza della richiesta, di rivelare il suo contenuto descrivono il risultato atteso in caso di una risposta soddisfacente e formulare alcune garanzie per la destinazione.
Addio
A differenza di normale discorso colloquiale, in lettere commerciali non utilizzati formula verbale diretta. Lo scopo della frase finale è espressione di rispetto e un omaggio a gentilezza. Ad esempio, "Cordiali saluti", "migliori auguri", "rispetto", "avanzare grato per la risposta", ecc ...
Firma personale
Dovrebbe contenere il vostro nome, cognome e patronimico, la posizione (eventualmente con il nome del reparto), così come i numeri di telefono. Senza questo, spesso è molto difficile mantenere in contatto con la persona. A proposito, vi è ora la possibilità di una firma elettronica. È un file speciale con una firma testo apposto automaticamente alla fine di ciascun messaggio. Il suo utilizzo è considerato una buona forma nelle grandi aziende. Inoltre, può agire come un discreto annunci nella propria organizzazione. Se si parla di dimensioni, la firma elettronica non deve essere più di cinque o sei righe e superare l'importo di settanta personaggi.
Un link al sito web e il logo dell'organizzazione
Questi sono gli stessi elementi di corporate identity, così come la carta intestata. Inoltre, se si inviano offerte promozionali o offerte di cooperazione, che i destinatari saranno soddisfatti dal fatto che non hanno bisogno di cercare attraverso l'intera Internet alla ricerca di informazioni sulla società.
Si ricorda che questa è struttura abbastanza universale può variare a seconda del tipo di messaggio. Stand promozionale, grazie, di garanzia e lettere, inviti, comunicazioni, dichiarazioni, promemoria, avvisi e richieste. Ma praticamente tutti loro applicato questa struttura.
La dimensione della mail norme galateo chiaramente stabilite: di regola, deve essere inferiore al doppio di quanto scritto a mano. Se si desidera inviare una grande quantità di informazioni nel corpo della lettera in sé meglio mettere un breve testo di accompagnamento, e il resto di emettere un allegato separato. Nei casi in cui si ha una grande quantità di più di un megabyte, la destinazione meglio su di esso per mettere in guardia - non tutte le aziende pagano per l'accesso illimitato a Internet.
Rispondere a un messaggio
Probabilmente avrete notato che quando si preme il tasto "A" ("Reply") quando si inviano messaggi al tema della lettera di risposta appare particella "Re ...". Aiuta il destinatario di comprendere il messaggio di quello che hai detto. Nella finestra che si apre e il testo precedente corrispondenza. Cancellare o salvare esso - questo è il problema.
Tutto dipende da quale livello di formalità è corrispondenza. In poche parole, se si sta chattando con un amico o qualche altra persona con la quale lo stile molto ufficiale opzionale, è possibile eliminare l'eccesso, lasciando una linea che permette di capire che cosa si parla. Per comodità, è possibile anche dividere la sua lettera a queste stesse citazioni e per ciascuno di loro mettere la sua risposta. Se la corrispondenza deve essere nel quadro delle formalità, si mantiene intatto il suo contenuto.
Formula Discorso
Come si può vedere, lettere commerciali quasi interamente costruito su tutti i tipi di luoghi comuni o cliché - espressioni che dimostrano un particolare fenomeno. E 'molto utile avere a portata di mano, "salvadanaio" di queste stesse formule che possono essere combinati tra loro e scrivono lunghe lettere in modalità semi-automatica. A proposito di saluto obbligatorio abbiamo scritto sopra, quindi ci rivolgiamo a meno che si verificano, ma i pensieri altrettanto rilevanti.
L'espressione di rammarico: "Siamo spiacenti di informarla ..." "Purtroppo, non possiamo accettare ..." "Con mio rammarico, siamo di fronte a ...";
Lode: "Grazie per ..." "Permettetemi di esprimere il mio apprezzamento a voi per ...", "Considerando il tuo contributo enorme per ..." "Come si sta conducendo esperti nel loro campo", "Grazie per ...";
Invito, sottolineato le emozioni positive: "Saremmo lieti di sentire da voi ..." "La prego di accettare il nostro invito, e speriamo che si ha tempo ..." "Siamo onorati di offrire ...." "Sono lieto di invitarvi ... ";
La frase finale: "Speriamo per l'ulteriore cooperazione," "Non vediamo l'ora di nuove idee", "esprime la sua fiducia nel fatto che il problema sarà risolto nel prossimo futuro", "Vi auguriamo successo";
Termini di risposta alle e-mail
Quindi, è stato inviato un messaggio, e la risposta non è. E 'logico che si inizia a preoccuparsi se il destinatario ha ricevuto il messaggio. Per evitare questa spiacevole situazione in futuro, utilizzare il "ricevimento", grazie al quale verrà automaticamente inviato per confermare che il messaggio è stato visualizzato. O inserire la stringa con una richiesta in tal senso in un messaggio di testo. Un modo alternativo di controllo è anche una semplice chiamata al destinatario con la domanda di invio di lettere.
In generale, secondo le norme del galateo della risposta comunicazione d'impresa non deve essere ritardato per un periodo di più di due giorni. Se avete bisogno di più tempo, allora si dovrebbe informare il vostro partner per corrispondenza. E, naturalmente, non dimenticate, che risponde a tutte le lettere (ad eccezione di spam ovvio) - garanzia della reputazione aziendale.
Qualsiasi tipo di norma sociale implica un accordo facilita i partecipanti di comunicare la loro interazione. Ma l'ignoranza di queste regole può portare un sacco di problemi ai partner attraverso la corrispondenza. Pertanto, stampare questo articolo e appenderlo sul monitor - e molto presto tutti hanno espresso le nostre norme stesse venire nella vostra coscienza, non si mettono gli eventuali disagi.
